Jakarta, panjimas – Aceh, provinsi yang terletak di ujung barat Indonesia, telah beberapa kali dilanda bencana alam besar yang meninggalkan dampak mendalam. Gempa dan tsunami 2004 serta gempa bumi 2013, menyebabkan kerugian jiwa dan materiil, serta mengancam keberadaan arsip-arsip penting yang menjadi dasar administrasi dan tata kelola pendidikan.
Realitas ini menjadi fokus perhatian Kementerian Agama. Untuk itu, Kementerian Agama melakukan survei dan identifikasi arsip terdampak bencana di beberapa madrasah di Kabupaten Pidie Jaya, sebagai bagian dari komitmen untuk menjaga keberlanjutan tata kelola pendidikan dan melindungi arsip vital. Survei ini bertujuan untuk mengidentifikasi jenis arsip terdampak, menilai tingkat kerusakan, menentukan prioritas pemulihan, dan menyusun rekomendasi strategis untuk implementasi segera.
Tim survei dan identifikasi arsip terdiri atas: Ahmad Maulana, Tati Kurniati, dan M. Agis. Mereka melaksanakan peninjauan lapangan, didampingi Kepala Bidang Pendidikan Madrasah Kanwil Kemenag Aceh Khairul Azhar serta staf Penmad Azmi pada Januari 2026. Perjalanan dari Banda Aceh menuju lokasi memakan waktu sekitar dua setengah jam dengan kondisi jalan relatif lancar. Empat madrasah awalnya direncanakan menjadi lokasi survei, yaitu MIN 1 Pidie Jaya, MIN 2 Pidie Jaya, MIN 4 Pidie Jaya, dan MTsN 2 Pidie Jaya. Namun karena keterbatasan waktu, MIN 2 belum sempat dikunjungi meskipun diperkirakan memiliki kondisi serupa dengan tiga madrasah lainnya.
Hasil peninjauan menunjukkan bahwa di MIN 1 Pidie Jaya terdapat kurang lebih 45 boks arsip vital yang terdampak, meliputi buku induk siswa, daftar nilai, buku pelajaran, serta dokumen pembelajaran guru dan administrasi madrasah. Arsip-arsip tersebut mengalami kerusakan sedang hingga berat, dalam kondisi kering namun berjamur di bagian tepi, sebagian luntur dan mengeras. Secara fisik, madrasah masih menyisakan ruang kelas yang rusak dan endapan lumpur di halaman sekolah, meskipun telah tersedia bangunan sementara untuk kegiatan belajar. Tim merekomendasikan untuk melakukan proses penanganan mandiri dengan membersihkan jamur menggunakan kuas halus, mengganti boks penyimpanan dengan yang baru, serta menempatkan kamper di area luar boks dan sekitar lemari penyimpanan tanpa memasukkannya ke dalam boks agar tidak merusak arsip.
Kondisi yang lebih memprihatinkan ditemukan di MIN 4 Pidie Jaya, di mana sebagian besar arsip hilang atau tenggelam akibat banjir sehingga volumenya tidak dapat dihitung secara pasti. Arsip vital yang tersisa mengalami kerusakan sedang hingga berat. Beberapa ruangan madrasah rusak dan akses masuk masih tertutup endapan lumpur. Bahkan terdapat lubang sedalam lima meter di tengah area sekolah yang digunakan untuk pembuangan lumpur dan berkas-berkas yang telah rusak berat. Untuk kondisi ini, diperlukan penerapan standar operasional prosedur pemusnahan arsip sesuai ketentuan agar prosesnya tetap akuntabel dan terdokumentasi.
Sementara di MTsN 2 Pidie Jaya, sebagian arsip diselamatkan dengan cara disimpan di rumah guru dan kepala madrasah karena kekhawatiran terhadap kerusakan lebih lanjut. Arsip yang terdampak diperkirakan dalam kondisi rusak sedang hingga berat, meskipun volume pastinya belum dapat dihitung karena belum dilakukan pemeriksaan langsung dan direncanakan dokumentasi lanjutan melalui video. Tiga ruang kelas tidak dapat difungsikan dan ruang guru serta tata usaha sementara menggunakan ruang UKS karena ruangan sebelumnya hancur akibat banjir. Rekomendasi penanganan serupa diberikan, yaitu pembersihan manual arsip berjamur, penggantian boks penyimpanan, dan pengaturan ulang sistem penyimpanan agar lebih aman.
Kegiatan ini dilaksanakan dengan mengacu pada ketentuan peraturan perundang-undangan, termasuk Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012, Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2015 tentang Pelindungan dan Penyelamatan Arsip dari Bencana, serta Keputusan Menteri Agama Nomor 609 Tahun 2024 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Vital dan Arsip Terjaga di lingkungan Kementerian Agama. Seluruh dasar hukum tersebut menjadi pijakan penting agar upaya penyelamatan arsip tidak hanya bersifat teknis, tetapi juga memiliki legitimasi dan arah kebijakan yang jelas.
Secara umum dapat disimpulkan bahwa arsip-arsip vital di madrasah Kabupaten Pidie Jaya mengalami kerusakan signifikan akibat banjir bandang. Banyak dokumen penting dalam kondisi basah, kotor, lapuk, dan berjamur sehingga memerlukan penanganan segera guna mencegah kerusakan lanjutan dan kehilangan informasi permanen. Situasi ini menuntut respons cepat, terkoordinasi, dan berkelanjutan.
Kepala Biro Umum Kementerian Agama, Aceng Abdul Azis, menjelaskan bahwa arsip bukan sekadar tumpukan dokumen administratif, melainkan memori institusi dan bukti pertanggungjawaban negara kepada masyarakat. Ia menekankan pentingnya langkah cepat dan terukur dalam penyelamatan arsip vital, termasuk pendataan menyeluruh di seluruh madrasah terdampak di Aceh dan wilayah lain yang berpotensi mengalami kondisi serupa.
Aceng mengarahkan agar dilakukan koordinasi intensif dengan Arsip Nasional Republik Indonesia untuk memastikan proses penyelamatan, restorasi, hingga kemungkinan digitalisasi berjalan sesuai standar nasional. Selain itu, peningkatan kapasitas sumber daya manusia melalui bimbingan teknis tentang penyelamatan, restorasi, akuisisi, dan digitalisasi arsip harus menjadi prioritas agar madrasah memiliki kemandirian dalam menghadapi risiko bencana di masa mendatang. Ia juga menegaskan bahwa transformasi digital arsip bukan lagi pilihan, melainkan kebutuhan mendesak guna menjamin keberlanjutan layanan pendidikan dan keamanan data akademik.
Dengan komitmen bersama dan dukungan lintas pihak, diharapkan pemulihan arsip di madrasah-madrasah terdampak bencana dapat segera terlaksana secara sistematis dan efektif. Upaya ini bukan hanya tentang menyelamatkan dokumen, tetapi juga menjaga kesinambungan layanan pendidikan, melindungi hak peserta didik, serta memastikan bahwa sejarah dan administrasi pendidikan tetap terjaga untuk generasi mendatang.
Ahmad Maulana (Tim Arsiparis Biro Umum, Kemenangan)
